流感大流行旅行政策

下面的信息构成了学校的正常出行政策。在covid-19大流行期间,相关的旅游新的和额外的方针政策已经确立。

流感大流行旅行政策

 

 

概观

员工在金沙网上官方网站(高露洁或大学)有信托责任,以使用学费,礼品的大学,和其他收入来源,明智和谨慎的高露洁的教育使命的赞助。此外,我们是受外界的机构和组织,如审计人员的审查,美国国税局(IRS)和其他联邦和州政府机构和私人基金会从中获得资金。旅行和娱乐支出都要做到有据可查,“普通的,必要的,合理的”,有一个合法的商业目的。大学谁批准,承担这些费用应该既不失去也不获得个人利益的结果的旅客。

这些指南的目的是确定的标准和程序,以合理的报销差旅和娱乐费用,同时提供有关报销业务支出的联邦法规。该指南旨在确保一致性和公平待遇而高露洁社区的成员,其行程将由大学报销或支付 和金沙网上官方网站者(即,扬声器,候选) 其行程是在大学的费用。该政策适用于所有的旅行和娱乐不分资金来源。

This policy is not intended to cover every situation. Questions about expenses and requests for exceptions should be brought to an appropriate member of the president’s staff. Written documentation for exceptions, including signed approval by a member of the president’s staff, must be provided to the Office of Accounting & Control. In addition, some grants and gifts are subject to rules that are more stringent than these guidelines and must be adhered to and some departments may have more restrictive policies and procedures due to budget constraints and/or other reasons.

它是无法预测,而旅行的或娱乐代表高露洁可能发生的所有情况。其结果是,这些政策旨在作为指导工作引起的相关费用时要遵循的。预计员工将解释这些政策,以保持成本降到最低,并确保这些支出都直接关系到员工的工作职责与大学的使命。对于坚持的首要责任这些准则在于个人和他/她的相应部门的负责人/主管。

注意:
个人选择使用自己的个人信用卡应该知道,偿还将于  行程结束。

国际旅行

除了任何部门/分公司具体的国际差旅政策,教师和工作人员都强烈建议:

  • 预定通过Concur的门户国际旅行,通过调用/电子邮件的christopherson商务旅行专用药剂组(800-285-3603或 colgate@cbtravel.com),或通过发送国际旅行计划 plans@tripit.com。这将允许选择校园工作人员在紧急情况下为您提供帮助。
  • 通过购买国际医疗保险 此寺/ IMG。全面覆盖是合理的价格,包括一切从基本的就医住院和医疗后送。覆盖率是专为美国境外使用只要。在校园内大部分办公室已同意支付保险费用。您的预算经理联系购买保险之前,确认您的部门的政策。
  • 完成 国际旅游形式 该中心为您的安全国际项目管理。从表单中的信息也将帮助学校更好地了解国际旅行的性质和潜在的连接到其他的机会,而你是在国外。
  • 出发前提供您的护照照片部分的复印件向你的经理。这是在国外一个严重的紧急情况下你的保护。

在紧急时出国旅行时,你应该315-228-7911联系校园安全。

运输

金沙网上官方网站的首选,并鼓励制造业务相关的旅行安排(即空气,火车或公共汽车,出租车)的方法是通过christopherson商务旅行(CBT),大学的旅游管理公司。

00 EST:旅客可以,或致电或800-285-3603(8:00 AM-9电子邮件的CBT专用座席组使通过Concur的解决方案(人赞成)预订工具,通过金沙网上官方网站门户网站找到了自己的行程安排,周一 - 周五),或在 colgate@cbtravel.com, 分别。

只要有可能,员工必须使用他们的大学颁发摩根万事达卡所有与旅行有关的费用。如果员工没有一所大学发出摩根万事达卡,可以使用个人信用卡。

当员工和客人旅行的大学商务,旅行应该是可用的最便宜的方式,这意味着经济舱机票。要求飞行超过经济舱可以通过在以下例外情况,总统的工作人员的适当成员被授予等; 1)医疗需要,2)紧急情况,3)国际旅行或4)国内航班的3小时以上的通话时间。对这些例外,升级到豪华经济舱或类似状态允许事先批准。 在任何情况下为公务舱或头等舱允许.

飞行保险一般不容许的费用。然而,国际和/或团体旅游,当有消除担忧或预期的时间表变化的斗争保险费用会从采购的主管事先批准报销。

员工应该租一辆车,只有当它需要在业务目标的日常使用,如果他们的行程超过375英里(单程)和/或如果没有其他合理的运输方式。大学的首选标准租赁车辆是一个中等规模的轿车。个人应该去大学的租车链接(汽车租赁),发现金沙网上官方网站采购中心网站上,租用一辆车用于商业用途时所要遵循的程序的详细提纲。然而预计的是,让旅行者通过CBT通过Concur的所有租车预订。

When an employee’s business travel necessitates the use of the traveler’s personal vehicle, the traveler will be reimbursed at the federally approved mileage rate as communicated by the Office of Accounting & Control. Effective January 1, 2020, the reimbursable mileage rate is 57.5 cents per mile, which is in accordance with IRS guidelines. Mileage reimbursement should never exceed the cost of alternative transportation.

让员工知道,车主的保险政策将始终提供主责任险和大学将不承担任何免赔额提供报销是很重要的。

All incidents should be reported to the Assistant Controller & Risk Manager for review by the University’s commercial automobile liability insurance carrier to determine whether there is secondary liability coverage available to respond relative to any amounts exceeding the employee’s primary liability coverage.

谁使用他们的个人车辆业务相关的旅游和谁旅行小于375英里(单程),必须使用谷歌地图,通过Concur的差旅和开支报告制度,员工证实索赔的任何费用里程。另外,如果总里程从动超过谷歌10%最短确定的路由映射或更多的解释将是必需的。

当行程超过375英里(单程)旅客必须使用租赁车辆。 在恶劣天气下是预期的和全轮驱动(AWD)车辆的应用场合,如果AWD租赁不可用,可以使用个人交通工具。

住宿

该大学将报销员工价位适中的住宿的实际成本。

New York State (NYS) sales tax 将不会 be reimbursed. Sales tax exemption certificates are available in the Office of Accounting & Control and should be presented at the hotel when checking in to a NYS hotel. Please note that the NYS sales tax exemption number is located in the lower left portion of the 金沙网上官方网站 JP Morgan MasterCard which may be honored by the vendor to eliminate the sales tax. Please contact the Office of Accounting & Control for further information.

学校不报销任何迷你酒吧费用。

该大学将不予报销提供洗衣服务或室内电影收费的连续四晚的住宿或更少。

住宿与朋友或亲戚:当它是方便员工留下来与朋友或亲戚,礼物或餐的合理费用报销是。收据的礼物或餐必须包括在旅客的费用报告。对于单过夜可支出的最大金额为$ 50; 多晚,最高为$ 150,无论过夜的数量,。只有每趟到主机一个礼物或餐允许和住宿现金支付,如果有,将不予报销。在逗留超过连续五晚的情况下,例外最大可通过总统的工作人员的相应成员和批准,如果需要的话,与财务和行政副总裁协商后。

用餐和娱乐

用餐和娱乐费用,如果他们是直接关系到企业或大学的功能,并与高露洁的不以营利为目的地位相符的合理和必要的费用支出允许。部门可能会选择比这一政策更严格,由于预算限制和/或其他原因;然而,在这个政策中规定的最大金额可能不会,除非特殊情况,否则规定超出。

而不是鼓励它,酒精与旅客的餐连接有限量的报销。请注意,但是,报销酒精采购是根据政府(联邦和州)补助禁止。

员工有选择的在旅途中国产两餐管理选项之一的选项:(一)每日津贴或(b)实际费用报销。的每日津贴是可以代替提交收据来选择每日速率。实际费用的方法需要对声称支持费用提交收据。

  1. 每日津贴
    旅客可以选择可以报销伙食和杂费由美国所概述总务管理局(GSA)的表。允许的费用由旅游者的目的地确定,将在Concur的费用报告系统自动计算。 请注意,在每个行程的第一天和最后一天的每日津贴额所产生的GSA将由50%这两天不构成整个行程天向下调整。  旅行者,但是,可能要求放弃从他们的上司这个向下调整。

    注意: 当一个同事,供应商,校友或其他第三方支付一顿饭的每日津贴率必须减少。的按日速率调整的示例如下:

    当出席会议提供了一些餐点的会议注册费的一部分。例如:旅客参加一个为期三天的会议。会议不收取任何费用的参与者提供了本次会议的所有参与者早餐。因为早餐的费用的会议注册费的一部分,该旅客无权期间提供早餐的日子里报销早餐。完成他们的Concur的差旅费用报告时,旅客可以考虑在他/她的这些调整每日津贴。

  2. 实际费用
    最高每日津贴国内旅游为$ 85所有费用必须签收并列入员工的Concur的差旅费报告。标准的做法允许从15%倾翻范围向纸币的20%。对于超过用餐的费用的20%的饭菜提示将不予报销。

由于汇率波动,到国外旅行报销将根据(一)每$ 85津贴率或(b)实际到货的收费标准为每天最多100 $制成。标准的做法允许从15%倾翻范围向纸币的20%。对于超过用餐的费用的20%的饭菜提示将不予报销。 

对于所有的饭菜实际费用在旅行中,收据,无论金额,都需要为了要发出报销。如果一组同事的拆分账单和原始收据不容易获得,旅行者应该记录纸币的它们各自的部分的成本,以及提供用于膳食电荷的解释。此外,产生的费用吃饭必须是合理的;饭菜可能不是奢侈。

  1. 有明确证实的经营宗旨餐:在大学员工在用餐见面不行驶时的情况下,这顿饭的成本被认为是无偿的个人费用,除非:1)本次会议的主要目的是为了开展业务,2)有明确的和令人信服理由满足了一顿饭。通常,当它是不可能在其他工作时间的员工见面,和本次会议的目的是按照正式议程开展业务满足这些条件。
  2. 非旅游相关的饭菜独自吃不符合报销。
  3. 提供给一组员工,如在假日聚会的餐偶尔一般应成为促进友好,员工关系,激励士气的目的,或为庆祝退休,或专业(如25年)纪念日受聘于大学。他们必须是合理的,不应该是奢侈的。它可以被归类为个人金沙网上官方,如生日,婚礼,淋浴等餐点不容许的支出。
  4. 这不属于上述将被视为应税工资从员工中扣除相应的联邦,州和FICA税的类别之一的饭菜工资支付。
  5. 业务相关的餐所需文件包括日期,时间和地点,性质出席者收集和名字和头衔。在那里有超过六人参加的情况下,该委员会或组织,参加的人数的名字就足够了。原始收据必须伴随对实际伙食费报销请求。
  6. 餐费用必须由雇员的部门主管/主管无论是通过旅行概要的形式或作为高露洁摩根大通的一部分提交批准万事达卡活动月报表

Individuals conducting fund raising are limited to a maximum of $150.00 per day for each person entertained. Entertainment expenses greater than $150.00 per day/per person must be approved by the Vice President for Finance & Administration or the President.

个人娱乐支出(比其他膳食)是不正常报销。如果员工是招待客人的大学出于商业目的,封盘应与娱乐的目的来提供沿着这些幸福的名字。未能提供的信息可能导致IRS处理偿还征税的收入给雇员。

  1. 同伴
    除非同伴的出勤是必要的经营宗旨是同伴的费用不予报销。
  2. 电话
    不符合条件的一所大学的手机津贴的员工,业务电话制成,而远离办公室将报销。家里打电话会以每天一次通话的价格报销(合理的长度)。从酒店房间,直接拨打长途电话可以是昂贵的,应当避免。

  3. 10 $,以前没有描述的任何必要的代价,必须签收并描述。
  4. 非报销费用
    下列 将不会 由学校报销:
    • 罚款停车或移动违法行为;
    • 电影或其他个人娱乐的连续四晚或以下住宿;
    • 洗衣服务(为连续四晚或以下住宿);
    • 丢失或被盗的个人财产(包括现金);
    • 在家中发生的费用,如儿童保育;
    • 生活中,飞行或行李保险(除了前面提到的);和/或
    • 伴侣费用

预支旅费

谁经常旅行作为其工作职责的一部分员工应该使用高露洁摩根万事达卡与他们的商务旅行相关的盖费用。对于涉及需要一个预借现金学生出游,请求将需要通过Concur的处理。在这些情况下,预借现金将直接存入雇员的银行账户进行。员工不能要求通过出纳窗口进步。

旅游定居点

所有差旅费定居点将通过Concur的处理。 

报告要求

大学必须贯彻和坚持由国税局和其他政府机构发布的法规。所有差旅费摘要必须包括以下内容:

  • 信息来建立旅游,娱乐或其他支出的经营宗旨;
  • 的金额,日期和地点的每个支出;
  • 与原始收据支出的实体化(除每日津贴餐费);和
  • 如果必要的话,任何未使用的预付现金的回报(内完成行程30天因)。

报销第三方

由第三方报销费用(包括个人,政府,公共或私人实体)可以充电的大学如果费用为满足个人的经营宗旨,在履行职责的大学雇员目的(业务相关)。第三方验证填妥以下表格并提交给会计机构审查。