大流行旅行政策

以下信息构成了大学的正常旅行政策。在Covid-19大流行,建立了与旅行有关的新的和其他指导方针和政策。

大流行旅行政策

 

 

概要

高山大学(华尔门或大学)的员工有信托责任使用学费,礼品到大学,明智地仔细地谨慎地促进大康的教育使命。此外,我们受到审计师,内部收入服务(IRS)和其他联邦和州政府机构等外部机构和组织的审查,以及我们收到资金的私人基金会。旅行和娱乐支出必须充分记录,“普通,必要和合理”,并具有合法的经营宗旨。大学批准的旅行者既不损失此类费用也不会失败,也不会获得个人利益。

这些指导方针的目的是建立标准和程序,以便在偿还合理的旅行和娱乐成本,同时遵守关于偿还业务费用的联邦法规。该指南旨在确保大院社区成员的一致性和公平待遇,其旅行将由大学报销或支付。 以及访客(即,发言者,候选人) 谁的旅行是大学的费用。无论资金来源如何,此政策适用于所有旅行和娱乐。

This policy is not intended to cover every situation. Questions about expenses and requests for exceptions should be brought to an appropriate member of the president’s staff. Written documentation for exceptions, including signed approval by a member of the president’s staff, must be provided to the Office of Accounting & Control. In addition, some grants and gifts are subject to rules that are more stringent than these guidelines and must be adhered to and some departments may have more restrictive policies and procedures due to budget constraints and/or other reasons.

不可能预测代表高露洁的旅行或娱乐期间可能发生的所有情况。因此,这些政策旨在作为必要的工作相关费用时担任指导方针。预计员工将解释这些政策,以将费用降至最低,并确保此类费用与员工的工作职责和大学使命直接相关。遵守这些指导方针的主要责任与个人及其各自的部门负责人/主管依赖。

注意:
选择使用自己的个人信用卡的个人应该意识到偿还会发生报销  这次旅行已完成。

国际旅行

除了任何部门/部门的国际旅行政策,强烈鼓励教职员工和员工:

  • 通过Concor门户预订国际旅行,通过致电/通过电子邮件发送Christopherson商务旅行专用代理团体(800-285-3603或 colgate@cbtravel.com.),或通过送国际旅行计划 plans@tripit.com.。这将允许选择校园员工在紧急情况下为您提供帮助。
  • 购买国际健康保险 CISI / IMG.。综合覆盖率价格合理,并包括从基本医疗金沙网上官方网站到住院和医疗疏散的一切。覆盖范围设计用于在美国外部使用只要。校园大部分办事处都同意覆盖保险费。在购买保险之前核实您的预算经理以确认您的部门的政策。
  • 完成 国际旅行形式 由您的安全的国际计划中心管理。表格中的信息还将有助于大学更好地了解您的国际旅行的性质,并在您在国外时可能将您联系到其他机会。
  • 在出发之前向您的经理提供护照的照片部分的副本。这是您在国外严重紧急情况下的保护。

在出国旅行时发生紧急情况,您应该在315-228-7911联系校园安全。

运输

高山大学的首选和鼓励制作业务相关旅行安排的方法(即空中,火车或公共汽车,租车)是通过Christopherson商务旅行(CBT),该公司的旅行管理公司。

旅行者可以通过Concate University Portal发现的Concur解决方案(Concur)预订工具来进行旅行安排,或通过在800-285-3603(上午8:00至9:00下午8:00至9:00 ,星期一 - 星期五)或 colgate@cbtravel.com., 分别。

每当有可能的时候,员工都需要使用他们的大学颁发的JP Morgan MasterCard进行所有旅行相关费用。如果员工没有大学颁发的JP摩根万事达卡,则可以使用个人信用卡。

当员工和客人为大学商业旅行时,旅行应该是最便宜的手段,这意味着在教练班上的航空旅行。在以下例外,总统工作人员的适当成员可能会授予除教练课外以外的索取; 1)医疗必要性,2)极端紧急,3)国际旅行或4)国内航班,通话时间为三小时或更长时间。对于这些例外,允许先前批准允许升级到经济舱或类似状态。 在任何情况下都没有是商业课程或允许的第一堂课.

飞行保险通常不是允许的费用。但是,对于国际和/或团体旅行,当有取消关注或预期的时间表变动时,将在采购总监事先批准的情况下偿还斗争保险费。

如果他们的旅行超过375英里(单程)和/或没有其他合理的运输方式,员工才能租一辆汽车该大学首选的标准租赁车辆是中型轿车。个人应该去大学的汽车租赁链接(租车),在高山大学购买办公室网站上,有关租用汽车的详细概要,以便租用汽车。但是,预计旅行者通过Concur通过CBT进行所有租车保留。

When an employee’s business travel necessitates the use of the traveler’s personal vehicle, the traveler will be reimbursed at the federally approved mileage rate as communicated by the Office of Accounting & Control. Effective January 1, 2020, the reimbursable mileage rate is 57.5 cents per mile, which is in accordance with IRS guidelines. Mileage reimbursement should never exceed the cost of alternative transportation.

员工必须意识到车辆所有者的保险单将始终提供主要责任覆盖范围,大学不会为任何扣除提供偿还。

All incidents should be reported to the Assistant Controller & Risk Manager for review by the University’s commercial automobile liability insurance carrier to determine whether there is secondary liability coverage available to respond relative to any amounts exceeding the employee’s primary liability coverage.

使用他们个人车辆的员工与业务相关的旅行,谁旅行不到375英里(单程),必须通过康乐地图,通过同意旅行和费用报告系统来证实声称的任何里程费用。此外,如果总线驱动器超过Google地图最短确定的路线将需要10%或更多的解释。

当旅行超过375英里(单程)旅行者必须使用租赁车辆。 在预期恶劣天气的情况下,如果需要AWD租金,则可以使用所有轮驱动器(AWD)车辆。

住宿

该大学将偿还员工的实际价格为中等价格的住宿。

New York State (NYS) sales tax 将不会 be reimbursed. Sales tax exemption certificates are available in the Office of Accounting & Control and should be presented at the hotel when checking in to a NYS hotel. Please note that the NYS sales tax exemption number is located in the lower left portion of the 金沙网上官方网站 JP Morgan MasterCard which may be honored by the vendor to eliminate the sales tax. Please contact the Office of Accounting & Control for further information.

大学不会偿还任何迷你吧费用。

该大学不会在连续四个晚上或更少的夜晚享受洗衣服务或室内电影的收费。

与朋友或亲戚住在一起:当员工与朋友或亲戚留下方便时,礼物或膳食的合理成本是可报销的。礼品或用餐的收据必须包含在旅行者的费用报告中。单程过夜保持最高金额,可以支出为50美元; 对于多个夜晚,最多是150美元,无论过夜留在一起。允许允许每次到主机每次旅行一份礼物或膳食,并且如果给予,则收取的收费将不会被报销。在连续逗留5晚的情况下,最大值的例外可以通过总统员工的适当成员批准,如有必要,在与财务和管理副总裁磋商后。

饭菜和娱乐

如果他们是与大学的业务或职能直接相关的合理和必要费用,则允许支出额外支出,并符合大康的非营利情况。由于预算限制和/或其他原因,部门可能会选择比本政策更加限制;但是,除非特殊情况另有规定,否则不得超过本政策中规定的最大金额。

虽然没有鼓励,与旅行者的膳食有限的酒精是可报销的。但是,请注意,政府(联邦和州)授予禁止酒精购买的报销。

员工可以选择在国内旅行时选择两餐管理方案之一:(a)每日津贴或(b)实际费用报销。每个DIEM津贴是可能选择的每日速率代替提交收据。实际费用方法要求提交收据以支持索赔费用。

  1. 每日津贴
    旅行者可以选择报销,享受美国的膳食和偶然的垃圾一般服务管理局(GSA)表格。允许的费用由旅行者的目的地确定,并将在Concor费用报告系统中自动计算。 请注意,每次行程的第一个和最后一天的每日迪姆金额生成的GSA将按照这些天不构成全程旅行日,将下降50%。  然而,旅行者可以要求豁免其主管的向下调整。

    注意: 当同事,供应商,校友或其他第三方为膳食支付时,必须减少每日税率。每个DIEM速率调整的示例如下:

    当会议出席时提供一些膳食作为会议登记费的一部分。例如:旅行者参加了为期三天的会议。会议为会议的所有与会者提供早餐,以便与参与者收费。由于早餐成本是会议登记费的一部分,旅行者无权在提供早餐时享用早餐的报销。旅行者可以在完成同意旅行费用报告时占他/她的每日津贴的这些调整。

  2. 实际费用
    国内旅行的最大每日津贴为85美元。必须收到所有费用,并包含在员工的同意旅行费用报告中。标准实践允许从账单的15%到20%的范围提取范围。膳食的提示超过20%的膳食成本将不会被报销。

由于汇率波动,外国旅行报销将根据(a)每日税率为85美元或(b)实际收益费用,每日最多100美元。标准实践允许从账单的15%到20%的范围提取范围。膳食的提示超过20%的膳食成本将不会被报销。 

对于旅行时的所有实际费用,无论金额如何,都需要收到,以便偿还偿还。如果一组同事分开账单和原始收据不容易获得,则旅行者应记录其各个部分的费用,并为餐费提供解释。此外,膳食的费用必须合理;饭菜可能不是奢侈的。

  1. 用清晰证实的经营宗旨餐:在大学员工在不旅行时遇到的案件时,膳食的成本被认为是非可偿还的个人费用,除非:1)会议的主要目的是开展业务,2)有明确且引人注目用餐会面的原因。一般来说,当员工在其他工作时间不可能满足时,满足这些条件,并且会议的目的是按照正式议程进行业务。
  2. 独自食用的非旅行相关膳食没有资格获得报销。
  3. 偶尔膳食向一群员工提供,例如在假期派对中,通常应该促进善意,员工关系,士气或庆祝与大学就业纪念日的退休金或重大(例如,25岁)。他们必须是合理的,不应该是奢侈的。可以被归类为诸如生日,婚礼,淋浴等的个人活动的餐点不是允许支出。
  4. 不属于上述分类的膳食将被视为从员工支付中扣除的适当联邦,州和特内税的应税工资。
  5. 业务相关膳食的所需文件包括当出席者的收集和名称和名称和标题的日期,时间和地点。在出席六人以上的情况下,委员会或组织的名称以及参与者的数量就足够了。原始收据必须陪同报销实际膳食费用。
  6. 膳食成本必须由员工的部门负责人/主管批准,无论是通过旅行摘要表格还是作为高露洁摩根摩尔根万事达卡每月活动陈述的一部分

Individuals conducting fund raising are limited to a maximum of $150.00 per day for each person entertained. Entertainment expenses greater than $150.00 per day/per person must be approved by the Vice President for Finance & Administration or the President.

个人娱乐费用(除饭外)通常不会偿还。如果员工是娱乐大学客人的商业目的,则应提供娱乐的人的名称,以及娱乐的目的。未能提供信息可能会导致美国国税局向员工征收报销作为应税收入。

  1. 伴侣
    除非伴侣的出席是企业目的所必需的,否则伴侣的费用不会报销。
  2. 电话
    对于那些没有资格参加大学手机津贴的员工,将报销远离办公室的商业电话。呼叫首页将以每天一次电话的速度报销(合理的长度)。来自酒店房间的直接长途电话可能是昂贵的,应该避免。

  3. 必须收到和描述之前未描述的10美元的必要费用。
  4. 不偿还费用
    以下 将不会 由大学报销:
    • 停车或违规的罚款;
    • 连续四个晚上四个或更少的电影或其他个人娱乐;
    • 洗衣服务(连续四个晚上或更少的住宿);
    • 丢失或被盗的个人财产(包括现金);
    • 家里的费用,如儿童保育;
    • 生活,航班或行李保险(以前所说除了);和/或
    • 伴随费用

旅行前进

定期旅行的员工作为其工作职责的一部分,应使用Colgate JP Morgan MasterCard涵盖与其业务旅行相关的费用。对于涉及需要现金预付款的学生的旅行,需要通过同意处理要求。在这些情况下,现金预付款将通过直接存款到员工的银行账户。员工无法通过收银员的窗口要求进步。

旅行定居点

所有旅行费用定居点将通过同意处理。 

报告要求

该大学必须实施并遵守IRS和其他政府机构发布的法规。所有旅行费用摘要必须包括以下内容:

  • 建立旅行,娱乐或其他支出的业务目的的信息;
  • 每支出的金额,日期和地点;
  • 用原始收据证实支出(除了每日膳食费用除外);和
  • 如有必要,任何未使用的现金预付款返还(在完成旅行后30天内到期)。

第三方的报销

如果开支的目的,可以向大学收取第三方(个人,政府,公共或私人实体)的费用,以履行个人作为大学雇员的职责,该宗旨是为了履行个人的职责(业务相关)。第三方核查表应填写并转发给会计厅进行审查。